Hyvaks: Tavoitteellista koulutussuunnittelua Keski-Suomessa
Yhteistyön käynnistyessä Keski-Suomen hyvinvointialueella oli tehty päätös Saga-asiakastietojärjestelmähankinnasta, minkä perusteella käynnistyi Sagan käyttöönottoprojekti. Taustalla oli tarve saada käyttöön yksi yhteinen sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmä sekä samalla täyttää asiakastietolain velvoite liittyä sosiaalihuollon Kanta-arkiston käyttäjäksi syyskuuhun 2026 mennessä.
”Ruvettiin sitä projektia organisoimaan ja miettimään, että minkälaisia resursseja tarvitaan. Tunnistettiin sitten, että koulutuskokonaisuus on niin iso, että me tarvitaan siihen vetäjä, joka koordinoi sitä. Käytiin tietenkin ensiksi läpi meidän omat resurssit ja todettiin, että semmoista osaamista ja resursseja meillä ei ole, ja sitten katse suuntautui sinne Sotemuotoiluun”
Koulutussuunnitteluprojektin tavoitteena oli kouluttaa noin 5500 sosiaalialan ammattilaista uuden asiakasjärjestelmän käyttöön ja juurruttaa Keski-Suomen alueella yhtenäiset toimintamallit arkeen.
”Me saatiin ikään kuin paras siihen tarpeeseen. Me tiedettiin, minkälaista tarvetta meillä on, minkälaista osaamista me tarvitaan, ja me saatiin siihen parhaiten Sotemuotoilusta sitten vastaukset”, toteaa asiakastietojärjestelmän pääkäyttäjänä, kouluttajana ja projektin ydintiimin jäsenenä toiminut Hyvaksin sovellusasiantuntija Suvi Tikander.
Koulutussuunnittelun ydinkysymysten äärellä
Projektin ajan oli viikoittain koulutussuunnittelun ydintiimin palaveri, jossa sovittiin esimerkiksi koulutusaikataulun päälinjoista. Tämän lisäksi joka viikko kokoontui käyttöönottoprojektipalaveri.
”Ydintiimin työskentely oli todella tehokasta, se oli hyvin keskitettyä ja koordinoitua. Ydintiimi ei kuitenkaan tehnyt kaikkea työtä, vaan se jakautui sitten siitä niille ihmisille, jotka olivat kunkin aiheen parhaita asiantuntijoita”, kertoo projektissa mukana ollut sotemuotoilija Tanja Pelkonen.
Sotemuotoilun rooli projektissa oli koordinoida koulutussuunnittelun kokonaisuutta ja myöhemmässä vaiheessa projektia ohjata kouluttajatyöpareja. Liikkeelle lähdettiin koulutussuunnittelun peruskysymyksistä: ketä koulutetaan, mitä koulutetaan, milloin koulutetaan, kuka kouluttaa ja miten koulutetaan.
Kohderyhmäanalyysissä määriteltiin tarkemmin, ketä koulutetaan: ketkä kuuluvat koulutuksien kohderyhmiin, mitkä ovat koulutettavat henkilömäärät sekä millaiset ovat eri kohderyhmien oppimistarpeet.
Kohderyhmäanalyysin jälkeen pystyttiin määrittelemään koulutustarve ja koulutuskertojen määrä. Tämän pohjalta muodostettiin koulutuskalenteri, joka sisälsi myös kouluttajien työnjaon ja tarvittavan kouluttajaresurssin.
Tavoite kirkasti työskentelyn suuntaa
Suuressa koulutuskokonaisuudessa huomioitiin myös toimikentän laajuus. Maantieteellisesti suuri koulutusalue tarkoitti myös tuhansia erilaisia oppijoita, jonka mukaan suunnittelu toteutettiin. Järjestelmäkäyttökoulutuksessa hyödynnettiin moderneja oppimismenetelmiä, jotka antoivat myös mahdollisuuden erilaisille tavoille oppia.
Koulutuskokonaisuus koostui verkko-oppimisesta, Teams-koulutuksista sekä käytännön harjoittelusta harjoitteluympäristössä. ”Tämä koulutustapa on paitsi tehokas, myös tasapuolinen ja yhdenvertainen kaikille maantieteellisestä työpaikasta riippumatta: kaikilla on samanlaiset mahdollisuudet osallistua ihan samanlaiseen koulutukseen”, toteaa Pelkonen.
Projektissa työskentelyä ohjasi kirkkaasti heti projektin alussa asetetut oppimistavoitteet. Koulutussuunnittelussa ongelmaksi voi muodostua se, että koulutettaville halutaan kertoa kaikki mitä tiedetään ja osataan, mutta kun on asetettu selkeät oppimistavoitteet, valintojen äärellä tulee aina pohtia, tukeeko tämä sitä oppimistavoitetta.
”Selkeä oppi tästä projektista oli se, miten tavoite ohjaa sitä työskentelyä. Kun pitää tavoitteen kirkkaana mielessä, niin työskentely menee väistämättä sitä kohti”, Pelkonen summaa.
”Kaikki tekeminen oli aivan hirveän hyvin valmisteltua. Tanja pysyi äärettömän hyvin siinä agendassa, ja oli miettinyt etukäteen, mitä siellä pitää saavuttaa siinä kokouksessa tai työpajassa, ja piti huolen siitä, että niihin tavoitteisiin päästään. Että ihan yleisenä palautteena, oltiin ihan hirveän tyytyväisiä”
Hyvinvointialue luopui asiakastietojärjestelmän käyttöönotosta
Lokakuussa 2024, 10 kuukautta projektin aloituksen jälkeen, Keski-Suomen hyvinvointialue päätti kuitenkin luopua asiakastietojärjestelmän käyttöönotosta järjestelmätoimittajan toimitusvaikeuksien vuoksi. Koulutussuunnittelun osalta projekti oli pysynyt aikataulussa ja työntekijöiden koulutusten oli tarkoitus alkaa muutaman viikon sisällä. Sotemuotoilijoiden työskentely sai yleisesti projektissa hyvää palautetta.
”Sotemuotoilu onnistui ihan kauhean hyvin oman vastuualueensa osalta siinä koordinoinnissa ja fasilitoinnissa ja kyllä se ammatillisuus paistoi siitä tekemisestä läpi. Omasta osaamisesta se kaikki nousee, että jos olet ihan aidosti asiantuntija sillä alueella, niin kyllähän se näkyy siinä työskentelyssä. Jos ajattelee koko projektia, niin täytyy sanoa, että tämä koulutuskokonaisuuden osa oli kyllä koko projektin helmi!”
Lopputuotos toimii tulevaisuuden työkaluna
Projektin lopputuloksena syntyi koulutussuunnitelma, asikastietojärjestelmän käyttöön opastava verkkokurssi sekä palvelutehtäväkohtaisesti räätälöityjä Teams-koulutusten käsikirjoitukset. Verkkokoulutukset tuotettiin Hyvaksin omaan verkko-oppimisympäristöön.
”Kaikki meni oikein mainiosti. Saatiin hyvinkin se, ja ehkä enemmänkin, mitä hankittiin”
Projektin lopputuotoksia voidaan käyttää organisaatiossa jatkossakin. Järjestelmän käyttöönottoon valmistautuessa on myös yhtenäistetty erilaisia toimintamalleja sekä sosiaalihuollon kirjaamista, joille olisi ollut tarvetta myös ilman uuden järjestelmän käyttöönottoa.
Valmista koulutusrunkoa ja -suunnitelmaa voidaan hyödyntää lopullisen järjestelmän käyttöönotossa, kun sen aika on. ”Toki verkkokurssin osia pitää päivittää sitten valittua järjestelmää vastaaviksi, mutta sitä mallia, niitä pohjia ja sitä työskentelymallia voidaan kyllä varmasti hyödyntää”, toteaa Pelkonen. ”Luulen, että näitä oppeja me jatkossakin tullaan hyödyntämään”, Tikander lisää.
