Sihteeri vai salapoliisi – yhteistyö toi näkyväksi arjen arvoitukset
Arjen kehittämisessä lähdetään usein liikkeelle oletuksista ja päädytään ratkaisemaan haasteita pistemäisesti. Tämä on tarina sihteerityön kehittämisprojektista, jossa päätimme tehdä toisin.
Lähtötilanne – haasteita horisontissa
“Toimistopalveluihin tuli toistuvasti viestiä sihteeriresurssien riittämättömyydestä ja haasteista työn sujuvuudessa,” toteaa projektin lähtötilanteesta hyvinvointialueen tulosyksikköpäällikkö. Kuormitusta sihteerityöhön lisäsivät yksiköiden vaihtelevat käytännöt ja osaamisvaatimukset, tietojärjestelmiin liittyvät haasteet sekä ajanvarausten ruuhkautuminen.
“Halusimme tunnistaa sellaisia kehittämiskohteita, joissa esimerkiksi tietojärjestelmät voisivat nykyistä paremmin tukea ammattilaisten työtä ja tiedonkulkua,” täydentää ICT-asiantuntija hyvinvointialueen tietohallinnosta.
Yhdessä lähdimme tutkimaan, mistä osastonsihteereiden tehtävien organisointiin ja resursointiin liittyvät haasteet todellisuudessa johtuvat ja miten toimintaa tulisi kehittää yhdessä siten, että arki toimisi ja resurssit riittäisivät paremmin. Yhteistyössä toimistopalveluiden, operatiivisen ja medisiinisen tulosaluejohdon sekä ICT-palveluiden kanssa selvitimme juurisyyt, asetimme yhteiset tavoitteet ja tunnistimme ratkaisut, jotka tukevat moniammatillista yhteistyötä ja auttavat keskittymään olennaiseen – sujuvampaan potilastyöhön.
Tavoite 1: Tilastoinnit kerralla kuntoon
“Tilastoinnit vaikuttavat mm. hyvinvointialueen rahoitukseen. Puutteellisten tilastointien johdosta voidaan menettää paljon euroja.”
Tilastointien oikeellisuus on monesta syystä tärkeää. Se vaikuttaa paitsi hyvinvointialueen rahoitukseen, mahdollistaa se lisäksi vertailukelpoisen tiedon hyödyntämisen organisaation ja yksiköiden johtamisessa sekä resurssisuunnittelussa. Nykytilan selvityksen pohjalta totesimme, että virheellisten ja puuttuvien tilastointien korjaamiseen kuluu merkittävästi sihteerien työaikaa. Jopa siinä määrin, että tilastointien korjaamiseen oli jouduttu osoittamaan erillistä lisäresurssia.
Tilastointien korjaaminen ei varsinaisesti kuulu sihteerien ydintehtäviin, eivätkä sihteerin ammattioikeudet mahdollista esimerkiksi puuttuvien diagnoosien kirjaamista tietojärjestelmään. Tästä syystä tilastoinnin tekeminen lääkärin toimesta potilaskontaktin yhteydessä on huomattavasti toimivampaa, kuin asioiden korjaaminen ja täydentäminen monen mutkan kautta jälkikäteen.
Projektin aikana selkeytimme ohjeistuksia ja laadimme tilastoinnin pikaohjeet, jotka testattiin yksiköissä. Tulokset näkyivät nopeasti: ensimmäisellä seurantajaksolla puutteellisia tilastointeja oli 15,1 %, toisella seurantajaksolla enää 7,6 %.
Lisäksi tunnistimme tilastoinnin edellyttävän monia sellaisia työvaiheita, jotka olisi mahdollista hoitaa tietojärjestelmissä automaattisesti. Jatkokehittämistä ohjaamaan kiteytimme selkeän yhteisen tavoitetilan: ”Ainoastaan diagnoosi tulisi olla tarpeen lääkärin toimesta tarkistaa. Muuten pitää voida luottaa, että tiedot ovat automaattisesti oikein.”
Jatkokehityksessä selvitetään tarkemmin sitä, miten tilastoinnit erityisesti laskutustietojen osalta saataisiin automatisoitua, jotta lääkärit voisivat keskittyä ydinosaamiseensa: potilaiden kohtaamiseen ja oikeisiin diagnooseihin.
Tavoite 2: Määräykset selkeiksi
”Yksi työtehtävä salapoliisityöt: määräysten epämääräisyys haastaa eniten”.
Epäselvät tai väärässä paikassa olevat määräykset kuormittivat lähtötilanteessa osastonsihteereiden työtä merkittävästi. Ne aiheuttavat resurssihukkaa, lisäävät kustannuksia ja voivat vaarantaa potilasturvallisuuden, kun tarpeellisia tutkimuksia, hoitoaikoja tai ohjeita voi jäädä puuttumaan virheellisten tulkintojen takia.
Yleisimmin määräyksistä puuttuvia tietoja ovat toimenpiteen tai jatkohoidon sisältö ja ajankohta, kiireellisyys ja erityisvaatimukset (esim. tietty osasto, valmistelut, tietty vastaanottaja). Lisäksi määräyksissä käytetään paljon erikoisalakohtaisia lyhenteitä, jotka voivat vaihdella yksiköiden välillä ja lisätä merkittävästi väärinymmärryksen riskiä.
Haasteeksi tunnistettiin myös väärässä paikassa olevat määräykset. Erityisen riskin aiheuttavat saneluiden perään sisällytetyt määräykset, jotka eivät enää puheentunnistusratkaisun käyttöönoton myötä siirry potilastietojärjestelmän määräysosioon toteutettavaksi.
Koska määräysten kirjaamistavat vaihtelevat, edellyttää niiden toteuttaminen sihteeriltä usein syvällistä erikoisalaymmärrystä. Tämä puolestaan haastaa mm. sihteeriresurssien joustavan hyödyntämisen ja sijaistamisen eri yksiköissä.
Projektin aikana tarkensimme ohjeistusta ja laadimme pikaohjeen määräysten kirjaamisen tueksi. Seurannan aikana saamamme tulokset ovat lupaavia: saneluiden perään sisällytettyjä määräysten määrä laski merkittävästi. Lähtötilanteessa niitä oli noin 600 kappaletta, mutta toisella seurantajaksolla löytyi enää vain muutama yksittäinen. Määräysten selkeyden osalta kehittämistyö jatkuu edelleen ja ohjeistuksen rutinoituminen arjen toimintaan edellyttää aktiivista työskentelyä ja yhteisten toimintamallien vahvistamista.
Tavoite 3: Ajanvarauskirjat avoinna kolme kuukautta eteenpäin
”Yhteinen toimintamalli, jossa ajanvarauskirjat olisivat avoinna vähintään 3kk aiemmin, sujuvoittaisi ja tehostaisi merkittävästi toimintaa.”
Projektin aikana totesimme, että tämä jo aiemmin sairaalan tasolla yhteiseksi linjattu toimintamalli edellyttää vielä ryhtiliikettä miltei kaikissa yksiköissä. Yhteiseen tavoitteeseen on tärkeää sitoutua, jotta vältyttäisiin ajanvarausten ruuhkautumisen aiheuttamalta moninkertaiselta työltä. Riittävän pitkälle eteenpäin avoinna olevat ajanvarauskirjat sujuvoittavat ja tehostavat merkittävästi koko sairaalan toimintaa ja resurssien järkevää käyttöä.
Projektissa mukana olleista yksiköistä yhdessä ajanvarauskirjat olivat esimerkillisesti auki yli kolme kuukautta eteenpäin. Muissa yksiköissä tunnistimme tilanteen osalta vielä kehittymisen varaa. Tavoite on kuitenkin todistetusti mahdollista saavuttaa.
Yhteistyön voima – kuulluksi tulemista ja oivalluksia
“Kuulostaa yksinkertaiselta, että tehdään joku kirjaamisjuttu. Mutta kun lähtee viemään asiaa eteenpäin, huomaa, miten moni asia kytkeytyy siihen ja mitä kukin tekee sairaalassa,” (ylilääkäri)
Yhteiskehittämisen vahvuus piilee siinä, että eri ammattiryhmät kohtaavat saman pöydän ääressä ja sitoutuvat työskentelemään yhteisten tavoitteiden eteen. Projektin aikana nostettiin rohkeasti esille arjen todellisia kipukohtia. Samalla huomattiin, että moni oli pohtinut samoja asioita omalta suunnaltaan.
Usein sanotaan, että mitä useampi kokki, sitä sotkuisempi soppa. Tämä työ osoitti päinvastaista – mitä enemmän teemme asioita yhdessä, sitä paremmin ymmärrämme, miten oma työ vaikuttaa seuraavaan kopin ottajaan,” kiteyttää ajatuksiaan yhteistyöstä hyvinvointialueen palveluesihenkilö.
“Oli innostavaa huomata, että oikeat juurisyyt löytyvät. Ja kun ihmiset toivat saman pöydän äärellä samoja asioita esille, oli helpompaa lähteä viemään niitä yhdessä eteenpäin”.
”Työpajat ovat mielestäni olleet yksi hienoimmista anneista tällä kehitysmatkalla, kun on ihan konkreettisesti oltu saman pöydän ääressä ja on nähnyt, miten yhteinen keskustelu lähtee viriämään. Samalla syntyi ymmärrystä toistemme työstä. Se on ollut hienoa!”
Johdon sitoutuminen sai erityistä kiitosta: ”Tulosaluejohtajat osallistuivat aktiivisesti, kyseenalaistivat rakentavasti ja veivät asioita eteenpäin. Se loi vahvan tunteen siitä, että tämä on yhteinen asia.”
Kun eri ammattiryhmät tukevat toisiaan ja katsovat kokonaisuutta, ongelmat eivät enää siirry työpöydältä toiselle, vaan ratkeavat. Yhdessä löysimme ratkaisuja, joiden kautta pystymme jatkossa selkeyttämään niin osastonsihteereiden, lääkäreiden kuin hoitajienkin työtä ja sitä kautta vaikuttamaan merkittävästi tärkeimpään tehtäväämme sairaalassa: potilastyön sujuvuuteen.
