Pohde: Yhteiskehittämisellä sujuvia toimintamalleja asiakas- ja potilastietojärjestelmien käyttöönotoissa

”Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueella (Pohde) päätettiin jo vuosia sitten ottaa yhteinen asiakas- ja potilastietojärjestelmä sosiaali- ja terveydenhuollon käyttöön. Hyvinvointialueen aloittaessa toimintansa päätettiin, että koko järjestelmäinfrastruktuuri tulisi hoitaa keskitetysti, jonka seurauksena käynnistettiin AAPO-hanke, eli hyvinvointialueen yhtenäinen asiakas- ja potilastietojärjestelmän käyttöönotto”, kertoo hankekoordinaattori Heli Anttila Pohteelta.

Teknologiasta tavoiteltava hyöty syntyy useimmiten vasta siitä, että ihmiset muuttavat totuttuja tekemisen tapoja. Toiminnallisen käyttöönoton edistyminen nähtiin tärkeäksi ja asiat haluttiin saada etenemään tavoitteellisesti, minkä vuoksi Sotemuotoilu valikoitui yhteistyötahoksi. 

Pohteella tunnistettiin, että yhteisen asiakas- ja potilastietojärjestelmän (APTJ) käyttöönoton myötä olisi oikea hetki ja mahdollisuus kehittää alueellista tiedon hallintaa ja sujuvoittaa ammattilaisen arkea uuden teknologian tullessa osaksi päivittäistä työtä. Oli siis oivallinen paikka lähteä luomaan kirjaamiselle ja uuden järjestelmän käytölle yhtenäisiä toimintamalleja.

Yhtenäisten toimintamallien tavoitteena on tukea ammattilaisten sujuvaa työskentelyä, helpottaa uuden omaksumista ja muutokseen valmistautumista, tukea tiedon liikkumista ja kehittää alueellista kansallista tiedonhallintaa varmistaen, että se on kansallisen ohjauksen mukaista. Tärkeäksi nähtiin, että ratkaisu huomioi niin sosiaali- kuin terveydenhuollonkin erityispiirteet, turvaa tiedon yhdenmukaisuutta, mahdollistaa sujuvan tiedonkulun sekä tehokkaan toiminnan.

Uusien toimintamallien kehittäminen haluttiin tehdä tiiviissä yhteistyössä palvelutuotannon kanssa, jotta ammattilaisten tarpeet ja nykytilan työskentelyn erityispiirteet voitiin tunnistaa ja huomioida yhteisiä toimintamalleja rakentaessa. Yhteistä tavoitetilaa lähdettiin tunnistamaan nykytilan ymmärryksen kautta. Projektiin tarvittiin osaava kumppani fasilitoimaan yhteiskehittämistä ja tuomaan siihen uusia näkökulmia.

”Jos ajattelen sote-alaa, Sotemuotoilun asiantuntijat osaavat avata näkökulmia, joita sote-alalla ei ole totuttu avaamaan tai ajattelemaan. Välillä meillä vallitsee aika mustavalkoinen ajattelu, johon he tuovat väriä” (Elina Kippola, palvelupäällikkö, Pohde)

Uusia näkökulmia yhteiskehittämisen menetelmillä

Terveydenhuollon toimintamallityö käynnistettiin vuonna 2023 muodostamalla sote-ammattilaisista moniammatillinen työryhmä. Erityistä projektissa oli yhteistyörakenne, joka luotiin ammattilaisten, eri asiantuntijoiden sekä järjestelmätoimittajan kanssa. Projekti sisälsi laajamittaista yhteiskehittämistä, jossa sote-ammattilaiset, järjestelmätoimittajan edustajat sekä tiedonhallinnan asiantuntijat osallistuivat toimintamallien määrittelyyn ja validointiin.

Yhtenäisten toimintamallien määrittelyn lähtökohtana oli tunnistaa tiedonhallinnan nykytilan toimintamallit ja vaatimukset arjessa, jotta oli mahdollista hahmottaa yhteistä tavoitetilaa ja yhteisen järjestelmän mahdollisuuksia. Nykytilaa kartoitettiin eri menetelmin, kuten kyselyillä, haastatteluilla ja havainnoiden. Työpajoissa ja yhteistyöpalavereissa arvioitiin alueellisesti yhteisen järjestelmän käyttöä ja kehittämistarpeita tilannekohtaisesti soveltaen.

Tavoitetilaan sitoutuminen edellytti esihenkilöiltä ymmärrystä muutoksen tavoitteista ja laajuudesta, kun taas työntekijöiden näkemykset nykytilasta auttoivat hahmottamaan kehitystarpeita. Yhteistyön tuloksena syntyi toimintamalliluonnoksia, joita käytiin yhdessä läpi Pohteen kaikille työntekijöille avoimissa ratkaisupalavereissa. Ratkaisupalavereissa toimintamallit validoitiin ja niille haettiin hyväksyntä. Samalla ammattilaiset pääsivät tutustumaan yhteisiin toimintamalleihin ja saivat myös näkyvyyttä yhteiseen asiakas-potilastietojärjestelmään.

Toimintamallityö haastaa ja vaatii rinnalla kulkemista

“Toimintamallityö ei ole aina helppoa. Tarpeet ovat niin moninaisia. Työskentelyn tulee lähteä hyvinvointialueen strategisista tavoitteista ja huomioida, että sosiaali- ja terveydenhuollossa on palvelukohtaisia erityispiirteitä. Eri rooleilla on myös erilaiset tarpeet järjestelmän käytölle. Vaatii herkkää korvaa tunnistaa yhtenäistämisen paikat. Muutosketjun käynnistäminen on oleellista, johdon sitoutuminen on oleellista ja se, että muutoksen toimeenpanevalle voimalle eli toiminnalle annetaan riittävä ymmärrys ja työkalut. Teknologia määrittelee työnkulkuja edelleen melko voimakkaasti eikä se automaattisesti tarkoita sitä sujuvinta tapaa tehdä työtä. Kaikkea ei voi eikä kannata tehdä kerralla, ja joskus täytyy hyväksyä tavoitetilan sijaan välivaiheen ratkaisuja.” (Saija Stenroth, toimintamallityöstä vastannut sotemuotoilija)

Sotemuotoilun rooli projektissa oli varmistaa toimintamallityön eteneminen ja toimintamallien luominen, mahdollistaa yhteiskehittäminen sekä yhdistää monialaiset ja -ammatilliset näkökulmat. Toimenkuvaan kuuluivat yhteiskehittämisen suunnittelu ja fasilitointi, eri ammattiryhmien osallistamisen varmistaminen, sidosryhmäyhteistyön suunnittelu ja toteutus, kokonaiskuvan luominen palveluprosessien, teknologian ja toiminnan muutoksen yhteensovittamiseksi sekä toimintamallien dokumentointi ja koulutusmateriaalien tuottaminen.

Vahvaa fasilitointia ja oivalluksia työpajoissa

”Sotemuotoilulta on tullut työpajoihin fasilitointiosaamista, josta omalla tiimillämme ei ollut  toimintamallityön alkaessa kokemusta. Sotemuotoilu on osannut tuoda myös asiantuntijoidemme ammattitaidon esiin työpajoissa. Lisäksi tiimimme on oppinut myös itse fasilitointia” (Elina Kippola, palvelupäällikkö, Pohde)

Välillä projektissa vaadittiin nopeaa reagointia ja kykyä mukautua muuttuviin tilanteisiin. Yhteistyössä korostui avoin ja aktiivinen viestintä. ”Todella nopeasti toimivat. Ja viestintä heidän puoleltaan on hyvää: he ottavat heti kiinni ja hoitavat ja edistävät asioita. Aika usein käydään myös nopeita palautekeskusteluja ja kokemusten vaihtoa”, Kippola kuvailee yhteistyötä.

Selkeitä toimintamalleja käyttöönottoon 

Yhteiskehittämisen menetelmät lisäsivät ammattilaisten sitoutumista ja loivat tiedonhallinnan yhteisiä toimintamalleja. Toimintamalleilla on vaikutuksia moneen; se miten ammattilainen käyttää järjestelmää voi vaikuttaa laskutukseen, potilaan hoidon jatkuvuuteen, tietosuojan toteutumiseen tai potilasturvallisuuteen. Erityisesti ne vaikuttavat siihen, että ammattilaisen työskentely uuden järjestelmän kanssa on selkeää. Toimintamallit ovat osa hyvinvointialueen tiedonhallintaa ja tiedon yhdenmukaisuutta. Se, että asiakas- ja potilastieto tuotetaan yhtenäisellä tavalla, turvaa sekä sen ensio- että toisiokäyttöä. Stenroth toteaa kokonaiskuvaan.

Sote-ammattilaisten ja eri asiantuntijoiden osallistuessa yhteiskehittämiseen alueellinen tiedon laatu parani, yhteistyö sujuvoitui ja näkyvyys uuteen järjestelmään sekä sen tuomaan muutokseen lisääntyi. Pohteen ammattilaisia osallistava yhteinen kehittäminen on konseptina melko ainutlaatuinen; yhteiseen toimintamallien validointiin ja hyväksyntään on avoin kutsu alueen ammattilaisille.

Projektin myötä osallistamisen käytäntöjä voidaan hyödyntää myös muissa projekteissa. Projekti lisäsi osaltaan myös esihenkilöiden ymmärrystä ja valmiuksia valmistautua alueellisesti yhteisen asiakas- ja potilastietojärjestelmän käyttöönottoon ja sen mukanaan tuomiin muutoksiin.

Seuraavaksi Pohteella valmistaudutaan toimintamallien ja koulutussisältöjen siirtymiseen jatkuviin palveluihin ja ylläpitoon. Ylläpito edellyttää jatkossakin yhteistyötä toimialojen ja tunnistettujen sidosryhmien kanssa. Erityisesti potilaan palvelut ylittävää sujuvaa ohjautumista tulee vahvistaa. Toimintamallien ylläpito siis jatkuu. Käyttöönotettujen toimintamallien toteutumista seurataan, niiden vaikutuksia arvioidaan ja tarvittaessa niihin tehdään päivityksiä. Tällä tavoin varmistetaan toimintamallien ylläpidon onnistuminen jatkossakin.

Sotemuotoilun kanssa tehtyä yhteistyö sai laajasti kiitosta ja yhteinen projekti jatkuu toimintamallien arkeen viemisessä. Yhteiskehittämisen malli toimii myös esimerkkinä muille hyvinvointialueille siitä, miten suuria toiminnanmuutoksia voidaan toteuttaa onnistuneesti, osallistavalla tavalla!

Lue lisää projektista Saija Stenrothin blogikirjoituksesta. LINKKI