Digitalisaation menestystekijä – osallista oikeasti

Digitalisaation tavoitteiden saavuttaminen edellyttää toiminnan muutosta, yhteisesti sovittuja toimintamalleja ja riittävää ymmärrystä siitä, mikä muuttuu. Tämä puolestaan edellyttää loppukäyttäjien osallistamista mukaan kehittämiseen.  

Osallistaminen nähdään toiminnassa yhdessä kehittämisenä; ammattilainen (tässä tapauksessa loppukäyttäjä) on mukana kehittämässä uutta, kuten suunnittelemassa ja kehittämässä uutta tietojärjestelmää tai sen käyttöönottoa. Mitä varhaisemmasta vaiheesta lähtien osallisuus tunnistetaan voimavarana ja sitä aletaan toteuttamaan suunnitellusti, sitä paremmat hyödyt se tuottaa. Selvää on, että onnistunut osallistaminen vaatii aikaa ja suunnitelmallisuutta.  

Sote-alalla on yleisesti lupa osallistamiseen. Kuntaliiton vuonna 2021 toteuttamassa Kuntien digitalisaatiokartoituksessa on tunnistettu, että sote-sektorin ammattilaiset ovat mukana kehittämisessä muita toimialoja yleisemmin (Kuntaliitto). Aikaa tosin ei ole riittävästi, mutta yleisesti ottaen osallistamisen ja yhteiskehittämisen ympärillä on salliva ilmapiiri. Onkin erittäin tärkeää, että johdolta löytyy tahtotila osallistamiseen ja yhdessä kehittäminen nähdään tärkeänä.  

Hyväkään tahtotila ei kuitenkaan aina kanna pitkälle. Kriittiset resurssit eivät elävässä elämässä välttämättä ole paras kehittämisen ja innovoinnin kohderyhmä, koska käytännössä tämän osaamisen hyödyntäminen voi olla työllistävää ja vaikeaa. Pitkään jatkuneena resurssivaje tunnetusti kiristää hermoa ja saattaa lisätä toivotun kriittisyyden lisäksi vähemmän toivottua vastakkainasettelua. Kun tekemistä on paljon ja uudet tuotteet ja palvelut tulisi saada nopeasti hyötykäyttöön, yhteisen tekemisen vastakohtana tunnettu siiloutuminen voi tuntua turvalliselta ja aikaa säästävältä toimintatavalta. 

Nähdäänkö osallistaminen hidastavana tekijänä, vaikkakin se lisäisi sitoutumista ja loisi paremmat lähtökohdat tavoitteiden saavuttamiselle? Elääkö sote-alan kehittämiskulttuurissa edelleen vanhoja käsityksiä siitä, että loppukäyttäjille tarjottu mahdollisuus osallistua tarkoittaa johtajille osittaista vallasta luopumista?  

Tiedämme, että nykyoppien mukaan ihmiset pitäisi ottaa mukaan kehittämiseen ja päätöksentekoon, mutta aikaa suunnitelmalliseen yhdessä tekemiseen ei löydy. Tässä tilanteessa saatetaan sortua näennäisosallistamiseen. 

Näennäinen osallistaminen kiristää vähintään yhtä paljon. Tuodaan pöytään valmiit vastaukset ja haetaan hyväksyntä tai perustellaan perusteettomasti järjestelmän näkökulmasta läpirunnotut muutokset. Annetaan mahdollisuus ”muka-vaikuttaa”.  

Valmiit vastaukset ovat osoitus älykkyyden ja osaamisen aliarvioimisesta, vaikka juuri näiden ominaisuuksien takia ammattilaista osallistetaan mukaan kehittämiseen. Aito osallistaminen vaatii paitsi suunnitelmallisuutta, myös luottamusta osallistujien ammattitaitoon. 

Näin onnistut osallistamisessa

Ennen kuin kirmaat suin päin osallistamaan ammattilaisia mukaan kehittämiseen, on ehdottoman tärkeää tunnistaa muutama asia. Lähtien liikkeelle siitä, mihin käyttäjiä ollaan osallistamassa ja ketä on tarpeen osallistaa.  

Tämän rajaamiseksi on puolestaan tärkeää tuntea käyttöönotettava järjestelmä, sen loppukäyttäjä ja ymmärtää, miten eri tavoin järjestelmä muuttaa toimintaa. Oleellista on tunnistaa, onko tarvittavilla tahoilla riittävä ymmärrys siitä, kenen työ muuttuu ja miten. 

• Tunnista, mitä haluat yhteiskehittämisellä saavuttaa. Määritä tavoitteet ja se, mitä ne vaativat toteutuakseen!  
• Takaa riittävä tieto loppukäyttäjille – Käyttäjien pitäisi saada riittävästi tietoa muutoksesta, jotta he myös kykenevät tekemään päätöksen siitä, onko tämä heille merkityksellistä. 
• Suunnittele! Jotta osallistaminen olisi sujuvaa ja tehokasta, ei kriittistä resurssia kannata hyödyntää turhaan. Jotain täytyy olla valmiina, kriittiset pisteet täytyy tunnistaa ja kehittämisen edetä suunnitelmallisesti.  
• Tee osallistamisesta rutiini 
• Älä oleta, äläkä kysy vain palautetta jo valmiista – kysy kehitteillä olevasta. Niistä kohdista, jotka päätyvät ilman yhdessä tekemistä huonoon ratkaisuun. Ehkäise siiloutumista! 
• Ennakoi. Huomioi, että yhteinen tekeminen vie aikaa.  
• Kerää palautetta, mittaa ja osoita muutoksen tavoitteiden toteutuminen! 
• Jaa tietoa ja panosta vuorovaikutukseen. Loppukäyttäjä tarvitsee yleensä kättä pidempää antaakseen näkemyksensä käyttöösi. Kerro tuloksista ja vaikutuksista.  
• Konkretisoi, myös ne itsestäänselvyydet (voit yllättyä siitä, että niitä ei oikeastaan ole). 
• Valitse tarkoituksenmukaiset menetelmät. Menetelmillä voit mennä myös metsään.  

Hyvänä esimerkkinä metsään menemisestä toimii takavuotinen koronapandemia, joka mahdollisti etätyöt niillekin, joille etätyöskentely ei ollut entuudestaan tuttua. Samalla erilaiset työkalut yhteiskehittämiselle yleistyivät. Yleistyminen saattoi tuoda harhaluulon työkalun käytön osaamisesta.  

Arvioi siis käyttämiäsi menetelmiä ja hallitse ne itse. Ja huomioi, että osallistamisessa hyvin suunniteltu haastattelu toimii yleensä paremmin kuin puoliksi suunniteltu ja huonosti toteutettu työpaja. 

Osallistaminen on avain sitoutumiseen

Käyttöönottoprojekteissa keskeistä myös loppukäyttäjälle on tieto ja ymmärrys muutoksesta. Osallistamalla loppukäyttäjä mukaan kehittämiseen varmistetaan, että uusi järjestelmä tukee toimintaa parhaalla mahdollisella tavalla. On selvää, että osallistamalla myös sitoutetaan.  

Sitoutuminen näkyy omistautumisena, pitkäjänteisyytenä, ehkä uskollisuutenakin ja se tuo energiaa käyttöönottoprojektien onnistumiselle. Jos sitoutuminen jää toteutumatta tai sen eteen ei aktiivisesti tehdä työtä, voi vastassa olla aavistuksen kivisempi tie.  

Tässä blogitekstissä esiin nostamani osallistamisen hyödyt ovat osin empiirisen tutkimukseni tulosta. Tunnistan myös, että osallistaminen on jo vähän loppuun kulutettu termi, jonka käyttö saattaa tylsistyttää lukijansa ja johon yhdistetään myös negatiivisia kaikuja.  

Käytännön kokeilut ovat olleet kohdallani kuitenkin kaikkea muuta kuin tylsistyttäviä ja paljastaneet niin toimivia, kuin kankeita tapoja osallistaa, eli ottaa loppukäyttäjä tiiviisti mukaan tekemiseen. Variaatioita osallistamisen tavoista ja menetelmistä on todellisessa elämässä paljon ja osallistamista tapahtuu eri hetkissä sekä vaiheistetusti, että kertaperiaatteella. 

Onnistunut osallistaminen parantaa käyttäjäkokemusta ja muutoksen hyväksyminen on helpompaa, kun muutosta suunnitellaan huolellisesti ja siitä viestitään avoimesti. Muutoksessa ihmisen tarvekeskeisyys korostuu; tunne että muutos lähtee minusta, olen osa sitä, voin vaikuttaa ja minulla on aikaa sopeutua.