Saija Stenroth
27.2.2024
Hyvinvointialueet valmistelevat parhaillaan alueellisia järjestelmäkäyttöönottoja, jotka tuovat mukanaan muutoksia toimintaan. Järjestelmien vaihtuessa on mahdollisuus yhtenäistää alueen palveluiden toimintamalleja, järjestelmän käyttöä ja tiedonhallintaa. Hyödyt ovat tekemisen mukaisia. Tiedon jatkuvuus ja selkeät ohjeet tiedonhallinnalle tukevat ammattilaisen työskentelyä, jotta uusi järjestelmä istuisi työhön, eikä työ järjestelmään.
Sosiaali- ja terveydenhuollon kenttä on laaja. Yhtenäistämisen tavoitteet ja tarpeet on tärkeää määritellä, tunnistaa ja toteuttaa tehokkaasti ja riittävällä alueellisten palveluiden ymmärryksellä. Ymmärrys löytyy yhteiskehittämisestä. Siitä, että muutosjunassa matkustavat järjestelmätoimittajan ja tilaajaorganisaation lisäksi ne, jotka tuntevat työnsä sisällön ja työskentelyn erityispiirteet.
Osallistamalla käyttäjiä mukaan kehittämiseen aktivoidaan ajattelemaan ja tarkastelemaan sekä omaa että muiden työskentelyä kriittisesti. Yhteistoiminnallinen näkemys ja ymmärrys lisääntyy ja löydetään uusia mahdollisuuksia tekemiselle. Osallistaminen on kysymistä ja tavoitteellista ymmärtämistä. Sen yksi vaikuttavimmista hyödyistä on muutoshämmennyksen vähentäminen ja sitoutuminen muutokseen.
Yhteiskehittämistä ja osallistamisen menetelmiä on harjoiteltu sotekentällä tovin. On saatettu myös kompastua näennäiseen osallistamiseen ja nostaa ammattilaisten eteen valmiita ratkaisuja valmiine päätöksineen. On onnistuttu muodostamaan vaikuttavia ydin- ja asiantuntijaryhmiä, joiden avulla esimerkiksi järjestelmäkehitystä on viety oikeaan suuntaan, eli ammattilaisen työtä tukevaksi. Mukaan on onnistuttu tempaamaan erityisesti kehittämismieliset ammattilaiset.
Milloin osallistaminen on riittävää ja miten sitten saadaan 18 000 ammattilaista mukaan tekemiseen ja vieläpä järkevästi?
Case Pohteen toimintamallit
Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueella otetaan käyttöön yhteinen asiakas- ja potilastietojärjestelmäkokonaisuus. Hyötyjä haetaan palvelujen saatavuuden ja sujuvuuden parantamiseksi, tiedonkulun tehostamiseksi ja tietojen säilyttämisen turvaamiseksi. Tavoitteiden saavuttamiseksi luodaan yhteiset toimintamallit yhteisiin järjestelmiin koko hyvinvointialueelle. Työskentelyä ohjaa AAPO-ohjelma, jonka tehtävänä on mm. asiakas- ja potilastietojärjestelmien toiminnallisen käyttöönoton suunnittelu ja toteutus.
Tietojärjestelmäuudistusten myötä Pohteen sosiaali- ja terveydenhuollon käytännön toimintaan tulee merkittäviä muutoksia, kun uudet tietojärjestelmät otetaan käyttöön vaiheittain tulevien vuosien aikana. Muutokset näkyvät alueen palveluissa laajasti ja asiakas- ja potilastietojärjestelmän vaihtuminen ja uudistuminen aiheuttavat merkittäviä yhtenäistämistarpeita toimintamalleissa.
Toimintamallit rakennetaan pääosin ohjeiksi, joiden tarkoituksena on muun muassa vahvistaa ammattilaisten työn sujuvuutta ja parantaa tiedonhallintaa. Toimintamalli on kuvaus siitä, miten uutta järjestelmää käytetään ja mitä järjestelmään kirjataan osana toimintaa. Pohteen uusien sosiaali- ja terveydenhuollon toimintamallien laatimisessa ja hyväksymisessä johtoajatuksena ovat Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueen strategiset painopisteet ja periaatteet, kuten henkilöstön osallistuminen ja vaikuttavan toiminnan kehittäminen sekä kaikille kuuluva uudistaminen.
Toimintamallityössä on tärkeää ensin tunnistaa nykyiset tavat toimia, jotta tunnistetaan se, mikä muuttuu. Nykytilaymmärryksellä muodostetaan tavoitetilan näkemys. Kansalliset tiedonhallinnan vaatimukset ja käyttöönotettavat järjestelmätoiminnallisuudet tuovat tekemiselle raamit. Toimintamalleilla tuetaan ammattilaisia muutoksessa ja valjastetaan uusi järjestelmä toiminnan muutoksen työkaluksi. Yhteiset toimintamallit tunnistetaan harkiten, hyödyntäen palveluprosessin kontaktipisteitä ja keskittyen yleistettäviin ja yhteisiin toimintamalleihin. Tämä on osa vaiheistettua toimintamallinnusta, sillä kaikkea ei voi, eikä kannata yhtenäistää, varsinkaan ensivaiheessa.
Saman aikaisesti, kun yhtenäistä järjestelmää puuhataan teknisesti käyttöön, jumpataan parhaita käytäntöjä esimerkiksi turvalliseen lääkehoitoon, hoidon- ja palvelutarpeen arviointiin, hoitoon pääsytiedon katkeamattomuuteen, asiakkaan yhteystietojen ajantasaisuuteen ja yleisesti tiedon jatkuvuuteen; siihen, että tieto löytyy sieltä, mistä pitää. Toimintamalleja tehdään ja hiotaan yhdessä alueen ammattilaisten kanssa, yhteiskehittämällä.
Järjestelmän käyttäjät mukana toimintamallityöskentelyssä
Yhteisten, uusien toimintamallien laatimiseen ja hyväksymiseen osallistetaan mahdollisimman laajasti Pohteen hyvinvointialueen sote-ammattilaisia. Toimintamallityöskentelyssä esimerkiksi terveydenhuolto käsittää sekä perusterveydenhuollon (mukaan lukien suun terveydenhuollon), että erikoissairaanhoidon palvelut. Lisäksi yhteiset so- ja te-palvelut (yhdyspintapalvelut) ovat mukana kehittämistyössä. Kyse on laajasta palvelutuotannosta ja osallistamisen suunnitelmallisuus korostuu.
Pohteen ammattilaisia on osallistettu toimintamallityöskentelyyn kyselyin, haastatteluin ja yhteisissä työpajoissa, joiden tavoitteena on ollut kartoittaa nykytilaa ja tavoitetilan vaatimuksia. Nykytilakartoituksilla pyritään selvittämään mahdollisuuksia ja esteitä toimintamalleille ja -tarpeille. Näiden tietojen avulla kyetään muodostamaan ymmärrys tavoitetilan toimintamalleista ja palvelujen erityispiirteistä. Toimintamallit luodaan yhteistyössä ammattilaista kuunnellen. Osallistamisen kautta syntyy ymmärrys myös siitä, mikä on tässä vaiheessa yhtenäistettävissä.
Osallistaminen käynnistyy kontaktoimalla esihenkilötaso, esimerkiksi vastuualuepäälliköt ja palvelualuejohtajat, joiden kautta pyritään osallistamaan ammattilaiset kentältä. Lisäksi kontaktoidaan suoraan kehittäjätoimijoita sekä projektin ydin- ja asiantuntijaryhmiä. Näiden ryhmien edustajat ovatkin usein vaivattomin osallistaa (mahdollisuus irrottaa aikaa) yhteiskehittämiseen. Esihenkilöt ovat avainasemassa vaikuttamassa muutosasenteisiin ja osallistamisen myötä esihenkilöt saavat myös työkaluja muutosjohtamiseen. Osallistamisen tulee olla hyvin perusteltua ja tavoitteellista ja on tärkeää yhteistyössä miettiä, miten oikeat henkilöt saadaan sitoutumaan mukaan yhteiskehittämiseen.
Pohteen toimintamallien yhteiskehittämiseen on osallistunut todella monipuolisesti eri palvelujen ammattilaisia, esimerkiksi toimintaterapeutteja, lääkäreitä, sihteerejä, hoitajia ja vastuuyksikköpäälliköitä. Yhteinen ymmärrys muodostuu yhteistyöllä!
Yhdistä osaajat
Osallistamisen hyötyjä on nähty erityisesti silloin, kun yhdistetään esimerkiksi terveydenhuollon ammattilaiset moniammatillisesti ja -alaisesti. Esihenkilöt eivät ole vain kontaktointitahoja, vaan heidän osallistamisensa yhteiskehittämiseen on tavoitetilan muodostamisen kannalta oleellista. Karkeasti voidaan todeta, että työntekijätasolta tulee tarkka nykytilanäkemys ja esihenkilötasolta tavoitetilan ymmärrys. Näiden yhdistäminen yhteiskehittämiseen antaa yhtenäistettävien toimintamallien kehittämiselle hyviä tuloksia.
Ammattilaisten monipuoliset roolit tuovat kehitettävään toimintamalliin laajan näkemyksen. Esimerkiksi lääkäreiden ja hoitajien välinen yhteiskehittäminen lisää sekä ymmärrystä että luottamusta molemmin puoliselle työskentelylle ja työn eri ulottuvuuksille. Tällöin yhteisten toimintamallien tarpeet on helpompi ymmärtää roolista käsin. Osaajia yhdistämällä luodaan sitoutumisen ilmapiiriä ja tunnetta ”omistajuudesta”. Tämä on meidän yhteinen asia.
Toimintamallit hyväksytään yhteistyössä
Osallistaminen saa jatkoa toimintamallien ratkaisupalaverissa. Ratkaisupalaveri on kaikille Pohteen ammattilaisille avoin keskustelutilaisuus, jossa toimintamalleille haetaan näkökulmia ja hyväksyntää. Tavoitteena on, että toimintamalli on niin pitkälle yhteiskehittämällä luonnosteltu, että se voidaan ratkaisupalaverissa hyväksyä.
Todellisuudessa alueelliset palvelut ovat kuitenkin niin laajat, että ratkaisupalaveri toimii erinomaisena validointihetkenä toimintamalleille ja niiden viilauksille. Haasteena on tavoittaa alueen ammattilaiset, sovittaa ratkaisupalaveri työaikaan ja viestiä ennakoivasti käsiteltävistä toimintamalleista. Ammattilaisen tulee voida arvioida ajan käyttönsä sekä se, ovatko he juuri kyseisen teeman osalta oikeita henkilöitä ja kiinnostuneita osallistumaan toimintamallin arviointiin.
Ratkaisupalaverin hyödyt on tunnistettu nopeasti. Toimintamallit hiotaan vastaamaan toiminnan vaatimuksia myös niiltä osin, kun aiemmin yhteiskehittämisen osalta on jotain jäänyt huomiotta. Ratkaisupalaveri tallennetaan ja toimintamallille annetaan kommentointiaika ja palautekanava. Toimintamallit kuvataan yhdenmukaisella tavalla, jolloin niiden käsittely ja kommentointi on toistuessaan helppoa. Hyväksynnän jälkeen toimintamallit ovat tarkasteltavissa yhteisessä työtilassa.
Toimiva konsepti
Toimintamallit eivät jää vain ohjeeksi, vaan osaaminen varmistetaan ottamalla ne koulutusmateriaalin pohjaksi. Toimintamallien yhteiskehittäminen lisää ymmärrystä palvelukohtaisista koulutustarpeista; toisaalla ne liittyvät tiedon kirjaamiseen, toisaalla tiedon tarkasteluun. Tämä antaa näkyvyyttä ja valmista materiaalia käyttöönottokoulutusten suunnitteluun. Käyttöönottokoulutuksissa yhteiset toimintamallit luovat materiaalin rungon ja osaaminen varmistetaan kouluttamalla toimintamallit ja järjestelmän toiminnallisuuksien käyttö. Kun ammattilainen kouluttautuu, on takataskussa jo mahdollisesti yhteiskehittämisen mukana tuomaa ymmärrystä muutoksesta ja koulutussisällöstä.
Osallistamalla luodaan lisäarvoa myös ammattilaisen ja uuden järjestelmän suuntaan. Uusi järjestelmä saa näkyvyyttä ja ammattilainen ymmärrystä, mitä on tulossa. On helpompi suhtautua muutokseen, kun se on näkyvämpää ja ymmärrys lisääntyy.
Muutos pelottaa, kun sitä ei ole itse saanut valita tai sen vaiheissa ei ole vaikutusmahdollisuuksia. Merkityksellisenä yhteiskehittämisen toimijana on siis myös järjestelmätoimittaja, jonka tuotekehityksessä olevien sovellusten toiminnallisuuksista tarvitaan riittävästi ymmärrystä toimintamallinnukseen. Matalan kynnyksen yhteistyö järjestelmätoimittajan kanssa sujuvoittaa toimintamallityöskentelyä. Kehittämiseen kannattaakin panostaa ja sitoutua yhdessä. Vastavuoroisesti yhteiskehittäessä voi nousta suoria tuotekehitystarpeita, kun mukana on sosiaali- ja terveydenhuollon eri toiminnan edustajia eri palveluista ja järjestelmää tarkastellaan uusin silmin, kansallista ohjausta unohtamatta.
Alueellisesti yhteinen osallistamistapa on uusi eikä tavoita vielä alueen kaikkia ammattilaisia. Toimintamallikonseptin näkyväksi tekeminen, selkeä ennakoiva tiedottaminen, esihenkilöiden osallistuminen ja viestintätehokkuus tuovat hyvät edellytykset yhteiskehittämiselle ja sen hyödyille.
Kerralla ei saada valmista – toimintamallien kehittäminen on jatkuvaa
Toimintamallityöskentely osallistamisineen on jatkuvaa ja vaatii ylläpitoa. Kerralla ei saada valmista ja yhtenäistäminen kannattaa vaiheistaa. Yhtenäistäminen ja yhteisten toimintamallien hyödyt ovat kuitenkin tavoiteltavia ja ne ovat oivallinen tapa aktivoida ammattilaisia mukaan tekemiseen. Toimintamallien yhtenäistämistyö on sotekentän edelläkävijyyttä.
Yhteiskehittäminen ei ole kuitenkaan helppo laji, vaikkakin sote-alan ammattilainen on mitä innokkain kehittäjä ja mukana muutoksessa, halusi tai ei. Tämä samainen ammattilainen omaa syvän ymmärryksen siitä, mikä toimii ja mikä ei, sekä kykyä ymmärtää, mikä olisi tavoittelemisen arvoista.
Alueelliset järjestelmäkäyttöönotot ovat oivallinen paikka osallistaa alueen ammattilaisten osaaminen mukaan yhteiskehittämiseen. Selvää on, että ammattilaiset odottavat yhteisen järjestelmän tuomia etuja, sitä että järjestelmä tukee työskentelyä. Osallistaminen on muutoshallinnan toimiva menetelmä ja osa muutosjohtamista, kun tieto ja ymmärrys tavoitetilasta lisääntyy. Suunnitelmallista osallistamista voidaan varmasti sanoa yhdeksi käyttöönoton menestystekijäksi.
