Kaisa Saarela
6.2.2024
Pysähdy hetkeksi ja mieti miten organisaatiosi viestii muutostilanteissa?
Työelämässä ja erityisesti sote-alalla muutokset ovat usein välttämättömiä, eikä asioita voida tehdä ”niin kuin on aina tehty”. Muutoksen ollessa ajankohtainen organisaatiolla tulee olla edellytykset muutoksessa onnistumiseen.
Ilman toimivaa, ymmärrettävää ja vuorovaikutuksellista viestintää työntekijät saattavat jäädä räpiköimään muutokseen, jolloin on vaikea päästä tavoitteeseen, johon organisaatio muutoksella pyrkii. Tällä tarkoitan sitä, että tieto muutoksen tarpeellisuudesta, tavoitteista ja merkityksestä jää avautumatta heille.
Tämä osaltaan lisää epätietoisuutta ja muutosvastarintaa, laskee työtyytyväisyyttä ja vähentää työn mielekkyyttä. Hyvin toteutuneella muutosviestinnällä voidaan sen sijaan sytyttää ja ylläpitää muutostahdon kipinää, joka auttaa viemään muutosta onnistuneesti kohti tavoitteita.
Millaista muutosviestinnän tulisi olla?
Muutosviestinnän tulee olla oikea-aikaista, johdonmukaista, selkeää ja ymmärrettävää. Viestin tulee olla sellainen, että se on helppo omaksua vaativan ja usein kiireisenkin työn lomassa. Johdonmukainen ja läpinäkyvä viestintä auttaa henkilöstöä ymmärtämään muutoksen tarkoitusta ja sen kautta tavoiteltavaa lisäarvoa sekä rakentamaan luottamusta muutoksen yhteydessä.
”Jos sanoma voidaan tulkita eri tavoin, niin se tulkitaan tavalla, josta on eniten vahinkoa” Osmo A. Wiio 1928–2013 (Reino Myllymäki: Sano se selvästi! Ketterät kirjat Oy, 2018)
Se, miten viesti tulkitaan, riippuu ainakin osittain aina viestin vastaanottajasta. Taitava viestijä voi kuitenkin vaikuttaa merkittävästi viestin selkeyteen ja pyrkiä minimoimaan erilaisia tulkintoja. On hyvä tunnistaa, että mitä tärkeämpi ja tunteita herättävämpi aihe on, sitä varmempaa on viestiä siitä kasvokkain, mahdollistaen aito vuorovaikutus.
Viestintäsuunnitelma muutosviestinnän tukena
Jotta muutosviestintä on vaikuttavaa ja systemaattista, tulee sen tueksi laatia viestintäsuunnitelma. Viestintäsuunnitelman laatiminen on tärkeä ja olennainen osa muutoksen suunnittelua, eikä sitä näin ollen kannata sivuuttaa.
Hyvin laadittua, ajantasaista suunnitelmaa on helppo seurata ja pyrkiä sen avulla kohti yhteistä ymmärrystä. Hyvin suunniteltu muutosviestintä hyödyntää erilaisia kohderyhmän tarpeet huomioivia viestinnän muotoja ja viestintäkanavia. Viestinnän on usein tarpeen olla monikanavaista ja toistuvaa, jotta se tukee muutoksessa onnistumista.
Viestintäsuunnitelmaa laatiessasi huomioi ainakin nämä asiat:
- Määrittele selkeät tavoitteet. Mitä haluat saavuttaa muutosviestinnällä?
- Tunnista kohderyhmät Kartoita kaikki sellaiset sidosryhmät, joiden arkeen muutos vaikuttaa. Huomioi sekä sisäiset, että ulkoiset sidosryhmät.
- Selkeytä ydinviesti: Vastaa viestinnän avulla esimerkiksi seuraaviin kysymyksiin: Miksi muutos on tarpeen? Miten muutumme muutoksen myötä? Miten muutosprosessi etenee kohti tavoitteita? Ole sopivan optimistinen – innosta ja anna muiden innostua muutoksesta. Puhu totta, Vältä jargoniaa sekä tulkinnanvaraisia sanontoja tai sanamuotoja.
- Tunnista ja valitse oikeat viestintäkanavat eri kohderyhmien näkökulmasta. Yhdistä perinteisiä ja digitaalisia kanavia ja välineitä tarpeen mukaan.
- Laadi aikataulu. Mieti milloin viestintä muutoksesta aloitetaan ja miten sitä toteutetaan. Muutos tarvitsee aikaa. Usein tieto muutoksesta tulee henkilöstölle ilmi yhtä-äkkiä. Tämä voi olla ”liian myöhään”. Muutokseen sopeutuminen vaatii aikaa, ole siis ajoissa liikkeellä ja toimi suunnitelmallisesti!
- Määritä vastuuhenkilöt. Kenen tehtäviin muutosviestintä kuuluu? Varmista, että vastuuhenkilöt ovat tietoisia tehtävistään.
- Kerää palautetta ja hyödynnä palautetta. Valitse tarkoituksenmukaiset menetelmät palautteen keräämiseen. Ja muista, että saatuun palautteeseen on tärkeää reagoida.
- Anna tilaa ja tukea: Tarjoa mahdollisuus kysyä ja tarkentaa mieltä askarruttavia asioita muutokseen liittyen. Kuuntele, kohtaa, sitoudu ja anna mahdollisuus osallistua. Tue muutosprosessissa, se on aina myös yhteinen oppimisprosessi!
- Jatka viestintää myös muutosprojektin jälkeen. Varmista, että viestintä tukee muutoksen juurtumista organisaatioon.
Huomioi myös, että viestintäsuunnitelman tulee elää projektin mukana. Sitä ei kannata laatia muodon vuoksi pelkästään siitä syystä, että sellainen kuuluu tehdä. Aivan kuten projektisuunnitelmankin, sen tulisi ohjata ja auttaa organisoimaan tehokasta ja tarkoituksenmukaista viestintää ja seuraamaan suunnitelman mukaista etenemistä kohti tavoitteita.
Muutosviestintä on johtamista
Muutos on organisaation yhteinen asia ja hyvä muutosviestintä sitouttaa koko organisaation tavoittelemaan onnistunutta muutosta. Työelämässä tapahtuvilla muutoksilla on tapana herättää jossain määrin hämmennystä, ärsytystä tai jopa epätoivoa henkilöstön keskuudessa. Siihen, miten tästä kaikesta muutoksen tuomasta hämmennyksestä ”selvitään”, vaikuttaa suuresti esihenkilön toiminta ja valmius muutoksen ohjaamiseen.
Muutosviestintä on johtamista. Osaava esihenkilö tai johtavassa asemassa toimiva ammattilainen ymmärtää viestinnän merkityksen ja toimii itse esimerkkinä muutostilanteissa. Tämä edellyttää usein myös kykyä puuttua ongelmiin ja vaikeidenkin asioiden puheeksi ottamista. Muutoksen tukemisessa kuunteleminen, aito kiinnostus, tuen antaminen, motivointi ja kehuminen yleensä auttavat ja tekevät muutoksen hyväksymisestä helpompaa ja nopeampaa. Näitä taitoja pääsemme onneksi jatkuvasti harjoittelemaan, sillä mikään ei ole niin pysyvää kuin muutos.
Lue myös: Loppukäyttäjäkokemus käyttöönotoissa – Onko pakko haluta muutosta.
