Saija Stenroth
25.9.2023
Tietojärjestelmäkäyttöönotot koskettavat sote-ammattilaisen tehtäväkenttää useilla hyvinvointialueilla parasta aikaa. Digitalisaation myötä sote-ammattilainen kokee muutoksia työssään ja tekemisessään yhä tiiviimmin. Jatkuva muutos edellyttää jatkuvaa osaamisen kehittämistä, kiinnostumista ja perustyön hoitamisen lisäksi ”vähän enemmän”.
Minulta on kysytty, miksi kaiken pitää koko ajan muuttua, mihin me uutta järjestelmää tarvitsemme, ja mistä löydän ajan oppia tämän kaiken. Usein olen kuullut ilmoille heitetyn ihmettelyn, miten kuulen tästä vasta nyt?
Järjestelmiä ja teknologiaratkaisuja kehitetään loppukäyttäjille ja loppukäyttäjän kanssa. Käyttöönotoissa loppukäyttäjän vastuu näyttäytyy kuitenkin paikoin kohtuuttomana, eikä käyttäjäkokemus olekaan välttämättä sillä tasolla, kuin ehkä alun perin odotettiin. Yksi keskeinen kysymys tähän liittyen onkin se, osallistetaanko loppukäyttäjiä riittävästi mukaan kehittämiseen siihen nähden mitä järjestelmäkäyttöönotto ammattilaisilta vaatii?
Muutoksen voima voi olla musertava tai hyvin johdettaessa motivaattori ja mahdollisuus
Järjestelmäkäyttöönotot muuttavat sote-ammattilaisen arkea jopa merkittävästi, kun vanhasta tutusta tavasta toimia, siirrytään uuteen. Hyvin johdetulle muutokselle löytyy sekä lyhyen, että pidemmän tähtäimen tavoitteita tuottaa palveluita paremmin, tehokkaammin ja sujuvammin.
Perusteet ja tavoiteltavat hyödyt ovat varmasti olemassa, mutta keskiössä olevan loppukäyttäjän vinkkelistä voi muutos tuntua kohtuuttomalta, ellei tavoitteita ole selkeästi yhdessä sanoitettu ja konkretisoitu. Keskusteluissa loppukäyttäjien kanssa on noussut esille muutama selkeä kehittämiskohde sote-palveluissa käytettävien järjestelmien ja toiminnan yhteiskehittämiselle:
- Muutoksen taustoittaminen tulee loppukäyttäjälle liian myöhään,
- Tuki käyttöönottoon jää vajaaksi tai sitä tarjotaan liian myöhään,
- Käyttöönoton tavoitteet eivät ole loppukäyttäjälle konkreettisia,
- Loppukäyttäjä ei tunnista tarvitsevansa muutosta.
Tyypillistä on, että loppukäyttäjien roolia korostetaan käyttöönottoprosessien loppupäässä; vastaanottavana toimijana. Todellisen elämän esimerkissä loppukäyttäjät usein ottavat vastaan uuden järjestelmän ja saavat mahdollisesti koulutuksen sen käyttöön. Jotta käyttöönotoista saadaan sujuvampia, ja niihin liittyvästä loppukäyttäjäkokemuksesta parempaa, on loppukäyttäjiä osallistettava tekemiseen jo varhaisemmassa käyttöönottoprosessin vaiheessa.
Tavoiteltavaa olisi, että järjestelmän toiminnallisuuksia ja uuden järjestelmän mahdollistamaa toiminnan muutosta määritellään yhdessä loppukäyttäjän kanssa jo järjestelmäkehityksen varhaisista vaiheista alkaen. Uuden järjestelmän tunnistetaan muuttavan toimintaa eri tavoin ja muutokselle on parhaimmassa tapauksessa asetettu yhteiset tavoitteet. Tavoitteiden saavuttamiseksi on laadittu selkeä suunnitelma, jonka kautta toiminnalliset tavoitteet voidaan saavuttaa.
Toimialataustaisena tiedän, että sote-alalla kehittäminen kuuluu oleellisesti palvelutuotantoon ja arkeen erilaisten kehittämistehtävien kautta. Arjen pyörteessä kehittäminen näyttäytyy eri tavoin ja usein kehittämismieliset ammattilaiset ovat saaneet käyttöönottoihin liittyen esimerkiksi tiedottamis- tai koulutusvastuuta.
Kohtaako vastuu kuitenkaan riittävästi loppukäyttäjiin kohdistuvien vaatimusten kanssa? Ja mitä järjestelmäkäyttöönotto oikeastaan tarkoittaa loppukäyttäjälle hetkessä, kun se konkreettisesti koskettaa arjen työtä ja vaatii tullessaan rutistuksen ja hetkellisesti raskaampaa vastuunkantoa? Onko sama kehittämismielinen arjen ammattilainen vastaanottamassa uutta järjestelmää ja onko tiedon jakaminen jäänyt hänen vastuulleen? Mistä avaimet järjestelmäkäyttöönottojen parempaan käyttäjäkokemukseen?
Yhdessä tehden toimivampi lopputulos
Käyttöönottoprojektit vaativat onnistuakseen tujakkaa alkupanostusta, jonka energiabuustina loppukäyttäjien hyödyntäminen on kannattavaa. Loppukäyttäjän osallistuminen koko prosessiin avaa näkemystä molempiin suuntiin. Löytyisikö sen myötä myös sitoutumista ja käyttöönoton hetkeä helpottavia kriittisiä pisteitä, joiden huomioiminen parantaisi käyttäjäkokemusta ja loppukäyttäjän vastuunkantoa?
Jotta nämä pisteet löydetään, on tarve katsoa prosessia käyttöönottohetkestä taaksepäin ja arvioida, mitä kiinnekohtia on tarpeen tunnistaa ennen h-hetkeä, prosessin eri vaiheissa. Toteutuuko järjestelmäkehityksessä ja käyttöönotoissa suunnitelmallista, jatkuvaa loppukäyttäjien osallistamista aina käyttöönottoa edeltävästä tekemisestä käyttöönottohetkeen ja sen jälkeiseen ylläpitoon?
Onnistuakseen muutos edellyttää loppukäyttäjien asiantuntijuuden hyödyntämistä ja yhdessä tekemistä järjestelmäkäyttöönottojen koko prosessissa. Ideaalitilanteessa onnistunut käyttöönotto päättyy palautteeseen, joka kertoo järjestelmän yltävän sille asetettuihin tavoitteisiin ja käyttäjät kokevat muutoksen hyödyllisenä, sujuvoittavana ja tarkoituksenmukaisena. Ylläpito voi alkaa, mutta hanskojen ei pitäisi kuitenkaan tipahtaa – kehittäminen ja muutos on jatkuvaa.
