Kesäsijaisten perehdytyksestä kilpailuetu

”Tervetuloa! Tässä on sinun työhuoneesi ja tuossa on työlista. Sinulla on aamulla kotisairaanhoidon asiakkaita ja iltapäivällä hoidat lastenneuvolaa.” 

Sijaisen vastaanottanut henkilö katselee kelloa, joka on pian 8 – olisi jo kiire ensimmäiselle asiakkaalle.

Siihen jäi vastavalmistunut terveydenhoitaja hölmistyneenä katsomaan. Pitkään ei ehtinyt katsella, kun asiakkaat odottivat.

Miltä tällainen perehdytys kuulostaa? Sanontahan sanoo, että ”syvään päätyyn, siinähän oppii uimaan”.

Johdanto

Kesä lähestyy, ja monissa sote-organisaatiossa on kesäsijaisten rekrytointi meneillään. Sijaisista käydään kovaa kilpailua. Jo rekrytoinnissa, mutta viimeistään perehdytyksessä, mitataan organisaation kyky lunastaa antamansa lupaukset.

Olen päässyt työurallani perehtymään näihin teemoihin niin johtamisen ja esihenkilötyön kautta, kuin sairaanhoitajan ja terveydenhoitajan rooleissa useissa eri organisaatioissa. Nämä kokemukset ovat tuoneet perspektiiviä johtamiseen ja perehdytyksen merkityksen tunnistamiseen osana työntekijäkokemusta ja työntekijän sitoutumista.

Kuten kaikki sote-organisaatiossa lähijohtajina työskentelevät tietävät, kaikki ei mene rekrytoinnissa ja perehdytyksessä aina suunnitelmien mukaan: sijaiset peruuttavat tulonsa viime hetkellä tai perehdytys ei onnistu, kun osa työntekijöistä on sairaana. Tai tulee muita ad hoc-asioita, jotka muuttavat suunnitelman.

Hyvällä ennakoinnilla ja suunnittelulla voidaan monta riskitekijää kuitenkin tunnistaa ja kampittaa ennen niiden realisoitumista.

Suunnitelma aikatauluineen

Hyvän perehdytyksen taustalla on selkeä suunnitelma ja aikataulu. Tämä toteutuukin hyvin tällä tasolla monessa organisaatiossa, ja yllä kuvatun esimerkin kaltaisia tilanteita harvoin tapahtunee.

Perehdytyssuunnitelman rakennetta on kuitenkin hyvä aika-ajoin tarkastella: onko suunnitelman runko ja sisältö ajan tasalla ja vastaako se nykyisen toimintaympäristön ja ajan hengen mukaisia vaatimuksia?

Toinen asia, jota kannattaa tarkastella, on perehdytyssuunnitelman etenemisen logiikka. Usein perehdytyssuunnitelman runko antaa askelmerkit myös perehdytyksen ajalliselle jaksotukselle. Perehdytystä jaksottaessa on hyvä pohtia, mikä osa perehdytyksestä on tehtävä heti, eli mitä tietoa sijainen tarvitsee ensi päivistä alkaen työssään onnistumiseksi. Entä mikä osa perehdytyksestä on sellainen, jonka voi toteuttaa myöhemmin? Tai mitä tietoa sijainen ei ehkä tarvitse koko sijaisuuden aikana?

Perehdytyksen jaksottaminen tukee uuden kesäsijaisen oppimista ja toisaalta mahdollistaa järkevän työvuorosuunnittelun ja varsinaisen työn onnistumisen, kun vakituinen henkilöstö ei ole kiinni perehdytyksessä pitkiä aikoja kerrallaan.

Yksilöperehdytyksestä ryhmäperehdytykseen ja mentorit avuksi

Perehdytyssuunnitelman päivittämisen yhteydessä on hyvä tarkastella kriittisesti myös perehdytyksen tapoja: mitkä asiat voidaan perehdyttää yksilölle – tai oikeammin, mihin asioihin perehtyjä voi itsenäisesti perehtyä. Mihin asioihin on järkevää perehtyä ryhmässä?

Kun ryhmäperehdytystä ehdottaa, kuulee usein sanottavan, että ”se ei ole mahdollista, kun sijaiset tulevat eri aikaan” tai ”on vaikeaa saada ryhmää kokoon eri osastoilta tai yksiköistä, kun niissä on eri esihenkilöt”. Ja kuitenkin, kun ryhmäperehdytystä on lähdetty viemään eteenpäin, niin edellä olevat asiat on kyetty hyvin ratkaisemaan. Ratkaisussa on auttanut se, että rekrytointi- ja perehdytysprosessi ja työntekijän polku on kuvattu hyvin, tunnistettu siinä mahdolliset pullokaulat aikataulun osalta ja varauduttu niihin ennalta.

Ryhmäperehdytyksen hyödyt ovat mielestäni vaivan arvoisia. Vaikka alkusuunnittelu vie aikaa, säästää ryhmäperehdytys aikaa ja resursseja perehdytyksen toteuttamisen aikana. Ryhmäperehdytys mahdollistaa organisaation asiantuntijoiden hyödyntämisen kaikkien perehtyjien hyödyksi samalla kerralla, ja ryhmässä uudet työntekijät oppivat toinen toisiltaan. Ryhmäperehdytys voi myös lisätä ja vahvistaa eri osastojen tai yksiköiden yhteistyötä organisaatiossa ja avata mahdollisuuksia myös muunlaiselle yhteistyölle.

Kun ryhmäperehdytykseen vielä linkittää mentorikäytännön, jossa 2–4 uudella työntekijällä on yhteinen mentori, perehtyminen työhön jatkuu varsinaisen ryhmäperehdytyksen jälkeen sujuvasti ja mentori tukee sekä yksilöä että pienryhmää uudessa työssä. Mentorointi tällä tavalla on kustannustehokasta ja ryhmä oppii edelleen myös toinen toisiltaan ja tukee toisiaan työn alkumetreillä. Mentorointivaiheen pituus kannattaa suunnitella työn vaatiman perehtymisen mukaan ja ottaa samalla huomioon myös työsuhteen pituus.

Selkeät ja käyttäjälähtöiset materiaalit ja menetelmät perehdytyksen tukena

Oletteko luoneet perehtymisen tueksi materiaalit käyttäjälähtöisesti eli työntekijän näkökulmasta tai hyödynnättekö suoraan esimerkiksi tietyille standardipohjille luotuja dokumentteja sijaisten perehdyttämisessä?

Eri dokumenteissa käytettävä kieli voi vilistä käsitteitä ja sanoja, jotka eivät avaudu hoitotyötä tekevälle sijaiselle. Sijaisenkin tulee olla selvillä esimerkiksi omavalvonnasta, mutta tarkoittaako tämä teillä omavalvontasuunnitelman lukemista?

Omavalvontasuunnitelma on lakisääteinen dokumentti, joka ohjaa omavalvontaa – mutta onko se sellaisenaan paras tapa sijaisen perehtymiseen? Omavalvontasuunnitelmahan sisältää jonkin verran asioita, joista työntekijä ei ole vastuussa ja hän ei voi niihin vaikuttaa. Esimerkkinä tästä henkilöstön rekrytoinnin periaatteet, joista vastaa organisaation johto. Hukkuuko sijaiselle olennaiset asiat omavalvontasuunnitelman syövereihin? 

Mitäpä jos tekisitte omavalvontasuunnitelman pohjalta visuaalisen perehdytysoppaan omavalvontaan, jossa kaikki tärkeät asiat olisi tuotu esille työntekijän näkökulmasta? Tällainen opas voisi myös tukea paremmin sellaisten sijaisten perehtymistä, joilla äidinkielenä ei ole suomi tai ruotsi.

Nykypäivänä perehtyminen työpaikkaan ja työhön tapahtuu paljon digitaalisilla alustoilla. Digitaalisen perehdytysaineiston osalta tulee vastaan sama haaste kuin paperisen perehdytyskansion kohdalla, eli tieto vanhentuu ja sitä pitää päivittää.

Kun yksikössä on nimetty vastuuhenkilöt perehdytysmateriaalin ja sen helpon saavutettavuuden edistämiseksi, löytää sijainenkin nopeasti tarvitsemansa dokumentit. Kun perehdytysmateriaali suunnitellaan vielä tarvelähtöisesti, on onnistuneelle perehdytykselle rakennettu jo erittäin hyvä pohja.

Kesäsijaisuudesta merkityksellinen kokemus – ja vinkkejä tuleville kesille 

Lopuksi haastan kaikki pohtimaan seuraavaa kysymystä: miten hyödynnätte ja jaatte kesäsijaisten osaamista yksikössänne? Oletteko pohtineet mitä sellaista tietoa ja taitoa kesäsijaisella on, jota voisi hyödyntää organisaatiossanne? Uusien kesäsijaisten tulo organisaatioon on oiva tilanne osaamisen jakamiselle. Kun osaamisen jakamiselle suunnittelee ajoissa aikaa ja tilaa, voi se onnistua tavalla tai toisella, vaikka kesäsijaisten tullessa eletään jo usein kesäloma-aikaa.  

Työsuhteen päättymisen jälkeen kesäsijaiselle lähtevä palautekysely, on sijaiselle yksi merkki hänen työpanoksensa merkityksestä ja hänen mielipiteensä arvostamisesta. Kun työntekijälle jää hyvä mielikuva kesäsijaisuudesta, voi työntekijän saada jatkossakin sijaiseksi ja mahdollisesti vakituiseksi työntekijäksi. Tai ainakin hän voi suositella hyvää työpaikkaa kaverille. 

Kesäsijaiset tulevat sote-organisaatioihin joka kesä. Heidän työpanoksensa on merkittävä onnistuneen ja laadukkaan palvelun varmistamiseksi asiakkaille. Joka kesä toistuu myös perehdytys, ainakin jos sijainen on uusi. Olenkin pohtinut, että miksi eri sote-organisaatioissa tehdään päällekkäistä perehdytystä? Miltä osin perehdytys voisi olla geneeristä? Eihän esimerkiksi kotihoidon asukkaiden hoiva ja kohtaaminen muutu, vaikka fyysinen ympäristö olisi Etelä-Suomen sijaan Pohjois-Suomessa? Asiakkaan kohtaaminen ja hoitotyön kliiniset perusteet ja eettiset näkökulmat pysyvät muuttumattomina.  

Toisaalta taas organisaation esittely, toimipisteeseen liittyvät käytännöt ja ohjeistukset sekä turvallisuusohjeet ovat usein organisaatio- ja yksikkökohtaisia, vaikka yleisellä tasolla saman tyyppisiä. Uskon, että isossa kuvassa perehdytys voisi ainakin osittain olla geneeristä, ja samalla laadukasta ja tehokasta. Se vaatii eri organisaatioiden perehdytysosaamisen yhdistämistä ja yhdessä kehittämistä – niin ne innovaatiot ovat aiemminkin Suomessa syntyneet: yhteistyössä.